איטס קפיטריה

רקע כללי

מאז מאורעות ה 7 באוקטובר, שבהם מדינת ישראל נקלעה לאחת מהתקופות הדרמטיות שהיו מאז יום היוסדה ונכפתה עלינו מלחמת 'חרבות ברזל' שהביאה לתקופה ששינתה לחלוטין את שגרת חיינו הפרטיים והמקצועיים. מאז פרוץ המלחמה ובייתר שאת עם ההתפתחויות המדיניות וההסלמה שמתרחשות מדי שבוע, פגשנו שוק שמצוי בחוסר ודאות, מורל ירוד ותנועת לקוחות לא יציבה וזאת בנוסף לחורף שעתיד להביא את ההתמודדויות הטבעיות שלו בטווח המיידי. תקופה שבה עסקים, בעיקר אלה שפועלים בענף המזון, מחויבים לעבור ל-MODE של ניהול צמוד ויום יומי (Micro Management) כדי לשרוד ולהישאר עם הראש מעל המים. יחד עם זאת בשנים האחרונות, בעיקר מאז הקורונה אבל לא רק, התפתח מאד שוק הזמנות מזון באונליין, שיטת מכירה שמאפשרת לחסוך את כוח האדם של הפלור מחד, אך מייקרת את השירות בגלל עלויות השינוע/עמלת Wolt וכו' מאידך.

הלקוח

עסק ותיק יחסית, קיים כבר 6 שנים, עם 2 בתי קפה במרכז תל אביב וקונדיטוריה יצרנית.

פגשנו את הלקוח לראשונה אחרי תקופה מאתגרת שנגרמה בעיקר משינוי במבנה הבעלויות (כניסה ויציאה של שותפים) עם אג'נדות שונות, שחיקת רווחיות וקושי גדול בתפעול העסק, עם מחשבות ורצונות להתפתח קדימה ומבלי לדעת מה טומן פני העתיד – בפתח של תקופה מאתגרת יותר לאחר מאורעות ה7 באוקטובר. שהמטרות המרכזיות שהוצגו בפנינו היו ייצוב העסקים, טיפול בבעיות תזרימיות, הטמעת תהליכי ניהול, הכנה של הארגון לצמיחה עתידית ושיפור הרווחיות כשבפתח עומדות הזדמנויות ורצון לפתיחה של 2 בתי קפה נוספים – אחד בטווח המיידי והשני מספר חודשים קדימה.
ההכנסות של החברה היו בעיקר מהפעילות השוטפת בסניפים.

מה אני עומדת להראות לכם

בקייס סטאדי שנציג לכם פה, נראה לכם איך במהלך מספר ימים בודדים, הצלחנו להשתלט על המשבר שהלקוח (וכל הענף) נקלע אליו אחרי ה-7 באוקטובר. בעזרת מספר פעולות ממוקדות הצלחנו לייצב, יחד עם הלקוח, את הפעילות באמצעות ניהול צמוד ויום-יומי אשר הביא לשיפור בתזרים המזומנים ובשורת הרווח, וכל זה נזכיר שקרה במהלך מלחמה ותנאי אי ודאות מורכבים.
התהליך שעברנו עם הלקוח נקרא "Micro Management" ("ניהול מיקרו") ומטרתו הייתה לנהל את המדדים הקריטיים לעסק, לתכנן, לתקצב ולנהל אותם וכל זה ברמה היומית, כן, לא שבועית ולא חודשית – יומית!

זכרו!

ככל ששגרות הניהול כוללות תהליכי בקרה, ובקרה צמודה, ככה בהכרח יתחולל השינוי המיוחל.
ככל שהתהליך יהיה מדוד, מנוהל ומפוקח כך גדל הסיכוי שהוא יביא לתוצאה המיוחלת – שיפור שורת הרווח, מה שנכון לכל עסק תפעולי ובכלל – כדברי הקלישאה, הלא קלישאתית בכלל – "מה שלא נמדד – לא מנוהל!"

סט פעולות מיידיות שבוצעו

מכיוון שהיה לנו ברור שבתקופת המלחמה נדרשת תגובה מיידית ומושכלת אשר מאפשרת התנהלות גמישה ומותאמת לסיטואציה המשתנה, עשינו חשיבה מהירה, התאפסנו על הדברים, הבנו שמדובר במגה אירוע שצפוי להימשך לפחות מספר שבועות (בזמנו זה לא היה ברור לאן זה יתפתח).
הכנו מסמך של "עשה ואל תעשה" – "ניהול העסק בשעת משבר/מלחמה – אוקטובר 2023". שעזר להבין מהר מאד מה נדרש בעת הזאת.
במסמך התייחסנו לכל ההיבטים הדורשים התייחסות בעת משבר מן הסוג הזה ואותו גם יישמנו אצל הלקוח המדובר בקייס הזה:

• חשיבות בהמשך תפעול העסק ושמירה על השיגרה ככל שניתן, האוטומט היה לסגור, הפחות אוטומט היה לפתוח ומהר. פתיחה והמשך ניהול העסק, סייע לבעלים לשמור על שפיות בתוך האסון, להיות בעשייה, לאפשר המשך הזרמת כספים ושמירה על רצף הכנסות. במצבי קיצון כמו שחווינו, יש חשיבות להמשיך להיות בעשייה ולעשות את האדפטציות הנדרשות, בין אם לפתוח למספר שעות בלבד ביום, לפתוח לטייק-אווי/משלוחים בלבד או רק דלפק/טייק-אווי ללא ישיבה – העיקר להישאר פעילים.

להשתחרר מאנרגיה של עסק סגור זה מורכב הרבה יותר בהמשך הדרך מלהרחיב פעילות, אפילו קטנה.

• תפריט מותאם, ביחד עם הלקוח נאלצנו לצמצם את התפריט כך שיהיה מותאם לכוח אדם מצומצם ולרצון להקטין את עלויות המזון בתקופת חוסר הוודאות הזאת. ההחלטה הזו והיישום שלה הגביר את היעילות והקטין את שיעור עלות המזון (FC).
• הטיפול במשאב האנושי – נבנתה תוכנית פעולה בכל הקשור לכוח האדם. התקיימו שיחות טלפוניות עם העובדים והמנהלים על מנת להבין מי מסוגל לחזור לעבוד ומי צריך את פסק הזמן. התקיימו שיחות הרגעה ושיחות ביטחון, מה שנתן לנו מהר מאוד תמונת מצב על כמות העובדים שעמדו לרשותנו.
• ניהול מערך ההוצאה לחל"ת – בנינו עבור הלקוח את המתודה לטיפול במכלול הפרטים הנדרשים להוצאת העובדים לחל"ת בצורה המדויקת שסייעה לצלוח את המהלך.
• מענק לעסקים – עקבנו ולמדנו באופן ייסודי אחר כל הניואנסים של מתווה הפיצוי למיקסום גובה המענק שהעסק יכול לקבל. ריכזנו את המידע ודאגנו שהמשרד המייצג יבצע את ההגשה במהירות המקסימלית מה שהביא לכך ש-95% מהמענק (כ-200,000 ₪) התקבל בתוך כשבועיים מרגע ההגשה. מהכרות עם הענף, אני מודעת לכך שאחוזים גבוהים מאד מבעלי העסקים עדיין לא קיבלו את המענק בכלל ו/או קיבלו רק חלק קטן ממנו.
  הליווי המקצועי שלנו, סייע הן במיקסום הסכום והן במהירות קבלתו.
• שיווק שיווק ועוד קצת שיווק, נקודת המוצא שלנו הייתה ש"היום שאחרי" יגיע, ואולי אף מהר יותר ממה שאנחנו חושבים, וחשוב היה לשמר את המותג בתודעה, להביא קהל חדש ובעיקר לשדר חוסן גם בזמן שהאנרגיה והמורל ירודים. יחד עם זאת, היה צורך להתאים את המסרים למצב וזה מה שעשינו.
• תזרים מזומנים, עברנו לניהול תזרים משברי, שזה אומר: שיחות מקדימות עם ספקים וקבלת הסכמתם לפריסת התשלומים, עצירת ריטיינרים קבועים, שיחות עם בעלי הנכסים על מנת לקבל הקלות בשכר הדירה. פעלנו מול משרד רואה החשבון להקטנת מקדמות מס הכנסה, שיפרנו את עמלת הסליקה מול חברת האשראי ובמקביל לכל אלה, פעלנו מול גוף חוץ בנקאי לקבלת מימון במידה ובכל זאת העסק יידרש לכך (ליום שחור). פעולות נוספות שנקטנו: צמצמנו תפריט, עברנו לייצור והזמנות חו"ג במסורה, הפחתנו שכר (לאחר שיחה וקבלת הסכמתם של העובדים והמנהלים), עברנו לניהול עובדים עפ"י תקציב ("ארנק שעות"), וצמצמנו שירותים והוצאות לא חיוניות.

במקביל לכל פעולות הצמצום וההתייעלות שנועדו לשמור על הכסף של הלקוח ולדאוג לתזרים שלו, הבנו שיש צורך לייצר מנוע צמיחה שיגבה את הלקוח במקרה של הסלמה והידרדרות של המצב ומהר מאוד התחלנו להרים אתר מכירות אונליין שמציע אוכל "מנחם" במשקל הביתה, מעדנייה, קינוחים, עוגות, מגשי אירוח ועוד.

תוצרים (מטרות) בטווח המיידי

1. התאמת ההוצאות להכנסות הנמוכות בחודש וחצי הראשונים למלחמה.
2. היערכות עם מנוע צמיחה נוסף למקרה שתיכפה סגירה ו/או ירידת מחזורים משמעותית, קרי, הקמה של מערך אונליין חדש עם הצעת ערך חדשה.
3. שמירה ואף שיפור תזרים המזומנים כך שלא נדרש מימון חיצוני (נציין, שהיתרות גדלו משמעותית בהשוואה לנקודת המוצא טרום המלחמה).

האתגר בעת משבר

אנו מאמינים ששווה להשקיע מאמצים בימים הראשונים וכמה שיותר מהר, על מנת למזער את החשיפה ולהגיע לתוצאות מיטביות מוקדם ככל שניתן.
האתגר במקרה הזה היה לשנות מיינדסט (צורת חשיבה) מזו שהייתה נהוגה עד ל7 באוקטובר והתחילה לקבל תפנית מחשבתית קצת לפני פרוץ המלחמה. האירוע הנורא הביא להאצת התהליך ושינוי מקצב. החסמים שפגשנו היו חסמים מחשבתיים בחלקם, שנבעו מחששות ומשקעי עבר וחלקם היו חסמים טכניים אובייקטיבים שהקשו על הלקוח לפרוץ את הסכר.
מחברה שמנוהלת ומתנהלת בעיקר על בסיס אינטואיציה, ללא מדידה והתנהלות עם דוחות כספיים מדויקים ו"תוך כדי תנועה", החברה התחילה להתנהל על בסיס יומי ושעתי. כל הפרמטרים טופלו, בין אם על ידינו במיקור-חוץ ובין אם ישירות על ידי הלקוח. הוגדר תקציב שעות עבודה לכל סקטור, נבנו דוחות בהירים ופשוטים וכן הוגדרו תהליכי עבודה וארגון מוסדרים.

איך אני עושה את זה – המתודה:

1. ממפים את המצב הראשוני באמצעות נתונים חשבונאיים ודוחות כספיים – מהשלב הזה אני מקבלת קריאת כיוון על "הכאבים" של העסק, על החריגות, אם יש "דימום כלכלי" וממה הוא נובע, מה מבנה העלויות ועוד.
2. מאתרים את האתגרים המרכזיים של העסק – לאחר שעברתי על ה"חומר היבש" אני יושבת עם הלקוח ומראיינת אותו, על מנת לשמוע ממנו על אותם הנושאים שמצאתי בדוחות ומצליבה עם המידע שיש ללקוח על מנת להבין האם הדברים הם ברי שינוי או שזו "גזרת גורל" כלכלית שלא ניתן לתקן בעת הזאת (לדוגמא: הסכמים חתומים שלא ניתן כרגע לשנות).
3. מגדירים את המטרות והיעדים –המטרות והיעדים צריכים להיות ריאליים וישימים ושיהיו בתיאום והסכמה של הלקוח על מנת שיהיה מחובר ומחויב אליהם וירתום את הצוות כולו.
4. בונים תוכנית פעולה – מפרקים את המטרות והיעדים למשימות ותתי משימות, שמים הכל תחת גאנט של לוחות זמנים ומנהלים את הדברים ברמה שבועית ואפילו ברמה יומית (במידת הצורך).
5. הוצאה לפועל של התוכנית – חלק מהמשימות יבוצעו ע"י הלקוח או הצוות שלו בהכשרה שלנו, וחלק מהמשימות מבוצעות ישירות על-ידנו בכפוף לאישור הלקוח.
6. בונים כלי מדידה ובקרה ללקוח, על מנת שיוכל לבקר את הביצועים. הכלים שנבנים להשגת היעדים נשארים אצל הלקוח ללא עלות נוספת – לדוגמא: דוח יומי הכולל ארנק שעות, יעדי הכנסות, FC, LC וכו

להלן המספרים והתוצרים בסיום הפרויקט

1. אתר מכירות אונליין לקראת סיום עבודה כמנוע צמיחה נוסף
2. שף קונדיטור לניהול הקונדיטוריה לטובת פיתוח מנועי צמיחה חדשים (עזרה באיתור והגדרת התפקיד)
3. מתודות ניהול מוגדרות ומאוישות לטובת המשך הבקרה וניהול העסק בהעדרנו
4. על מנת להמחיש את המתואר, להלן כמה מספרים ונתונים:
   • LC – שיעור עלות עבודה לפני הכניסה שלנו היה מעל 40% – בסיום 32%.
   • FC ועלות המכר – שיעור עלות המכר לפני הכניסה שלנו היה 31% – בסיום 28%.
   • יתרה תזרימית – לפני … 300,000 ₪ – כיום 1,100,000 ₪

אני מאמינה במשפט "את הכסף סופרים במדרגות"…. ואת זה אני מוכיחה שוב ושוב…
אני מקווה שעזרתי לכם להבין טוב יותר על פועליי ומה הם הערכים המוספים והיתרונות שאני מביאה לשולחן, שעם שיתוף פעולה מלא של בעלי העסק והמנהלים אני יודעת לומר בביטחון שהתוצאות המשופרות יגיעו ומהר!
כל משבר הוא הזדמנות, תישארו חיוביים ואופטימיים ותפיקו את המיטב מהמצב הקיים.
אני כאן כדי לעזור לכם וללכת איתכם את הדרך.